01Who we are

HIT LLC — Hospitality Integration Technology — (“HIT” or “we”) is a company organized under the laws of the State of Delaware, United States. We develop HIT Guest, a platform that allows property managers, hotels and hosts (“properties”) to register their guests, verify their identity, manage contracts and guarantees, provide access and file regulatory reports.

This policy applies to:

• the hitguest.com and hit.tools websites;
• the HIT Guest guest registration and check-in flow;
• the platform for properties; and
• the communications we send by email and WhatsApp.

It complements the Guest Registration and Data Processing Terms and Conditions and the Terms and Conditions for Property Managers and Hotels.

02Our role regarding your data

Depending on the case, HIT acts as a data processor or as a data controller:

• As a processor (technology provider): when we process data on behalf of the property you booked to manage your registration, check-in, contract, guarantees, access and regulatory reports. The property is the controller of that data, and you may also exercise your rights directly with it.
• As a controller: for your verification profile (see section 4), the communications we send you, the data of customers and prospects (properties) and visitors to our websites.

03Data we collect

If you are a guest

• Identification: full name, type and number of your identity document or passport, date of birth, nationality and a photo of the document.
• Biometric data: a photo of your face (selfie) to confirm that you are the document holder. This is sensitive data; see the box below.
• Contact: email address and phone number, including your WhatsApp number.
• Booking and stay: property, dates, booking code, number of guests and details of your companions.
• Data for legal reports: the information that authorities require from the property, such as the country you are traveling from and your next destination.
• Contracts and guarantees: electronic signature, acceptance of terms and guarantees for damages or incidentals. Your card details are processed directly by PCI DSS-certified payment providers; HIT does not store your full card number.
• Access: access codes generated for your stay when the property uses smart locks.
• Verification and history: the result of your identity verification and your history of stays at properties that use HIT.
• Communications: the messages you exchange with us or with the property through HIT, and their delivery status.
• Technical data: IP address, device and browser type, access dates and times, and cookies.

If you are a property manager, hotel or visitor

Name, company, position, email address, phone number, billing details, login credentials and usage data of the platform and our websites.

Where we get the data from

Directly from you, from the property you booked and from the booking channels or property management systems (PMS) that the property connects to HIT; for example, your name, contact details and booking dates.

04How we use your data

• Registration and check-in: complete the digital registration for you and your companions before arrival.
• Identity verification: confirm that your documents are valid and belong to you. These checks use automated tools; if you disagree with a result, you can ask us to review it.
• The property’s legal reports: when the property enables this feature, we submit on its behalf the reports the law requires, such as the TRA to Colombia’s Ministry of Commerce, Industry and Tourism and SIRE to Migración Colombia, or equivalent registrations in other countries, such as Brazil’s FNRH.
• Contracts, guarantees and payments: manage the signing of your contract, the guarantees associated with your stay and related charges, through certified payment providers.
• Property access: generate and send you access codes where applicable.
• Communications about your booking: send you the registration link, verification codes (OTP), confirmations and instructions by email or WhatsApp.
• Verification profile: with your authorization, keep a profile that summarizes your identity verification status and your history of stays at properties that use HIT, so you don’t have to repeat verification for every booking. From this profile, properties only receive a functional summary (for example, whether your identity is already verified), not your documents or images.
• Security and fraud prevention: detect impersonation and misuse, and inform the property when verification is not completed or shows inconsistencies.
• Service to properties: provide and bill for the service, support and improve the platform and, if you authorize it, send you marketing communications.

We process your data based on your authorization, the performance of the service or of the contract for your stay, compliance with legal obligations, and our legitimate interest in keeping the platform secure. We do not sell your personal data.

05WhatsApp communications

We use the WhatsApp Business Platform, by Meta, to send you messages related to your booking: the link to complete your guest registration, verification codes (OTP), confirmations and arrival instructions.

• When we message you: when you have a booking at a property that uses HIT and you agreed to receive WhatsApp messages (with the property, the booking channel or directly with us), or when you message us first.
• What data we process: your number, your WhatsApp profile name, the content of the messages and their delivery and read status, to assist you and keep a record of the communication.
• Meta as a provider: messages are transmitted through Meta’s infrastructure, which processes them as HIT’s provider under its own terms and the WhatsApp Privacy Policy.
• No advertising: we do not send you advertising via WhatsApp without your consent.
• How to stop receiving messages: email us at hola@hitguest.com or block our number on WhatsApp. Please note that you may stop receiving important information about your booking.

06Who we share data with

We share data only to the extent necessary:

• The property you booked: receives your registration data and the functional summary of your verification to manage your stay.
• Authorities: when required by law (for example, migration and tourism reports) or by order of a competent authority.
• Providers that work for us (processors): cloud and storage services, identity and biometric verification, electronic signature, messaging (including Meta’s WhatsApp Business) and email, payment processing, smart locks, support and analytics. They process your data under contract and with security measures.
• Systems connected by the property: if the property connects its property management system (PMS) or booking channels to HIT, we exchange your booking data with them. These third parties apply their own privacy policies.
• Corporate transactions: in the event of a merger, acquisition or sale of assets, with the same protections as this policy.

07International transfers

HIT is based in the United States and some of our providers operate in other countries. Your data may therefore be stored and processed on servers located in the United States or in other countries. We make these transfers to countries with an adequate level of data protection or with appropriate contractual and security safeguards, in accordance with the applicable law.

08Retention

We keep your data only for as long as necessary for the purposes described:

• Booking data: for the duration of the relationship with the property and any additional period required by applicable legal, accounting or reporting obligations.
• Verification profile: while you remain active at properties that use HIT or until you request its deletion.
• Biometric data: only while needed to verify your identity and maintain your verification profile; we delete it when it is no longer needed or when you request it.
• Data needed to handle claims: for the applicable statutory limitation periods.

Once those periods end, we securely delete or anonymize it.

09Security

We apply reasonable technical, administrative and organizational measures to protect your data, such as encryption in transit, role-based access controls, activity logs and payment tokenization. Our team and our providers are bound by confidentiality obligations.

No system is infallible: if an incident affects your data, we will notify the authorities, the property or you where the law requires it.

10Your rights and how to exercise them

As a data subject, you can:

• access, update and correct your data;
• request proof of the authorization you gave;
• be informed about how we use your data;
• know which properties have consulted your verification profile;
• withdraw your authorization and request the deletion of your data, unless there is a legal or contractual duty for it to remain in our database;
• access your data free of charge; and
• file complaints with Colombia’s Superintendence of Industry and Commerce (SIC), once the inquiry or claim process with us has been completed, or with the data protection authority of your country.

If you are in another jurisdiction, such as the European Union (GDPR) or Brazil (LGPD), you may have additional rights, such as data portability or objection to processing, which we will respect in accordance with the applicable law.

How to exercise them

Email hola@hitguest.com (preferably from the email address associated with your booking), stating your name, your request, the email or phone number you used and, if you have it, the booking code. We may ask for additional information to verify your identity.

We answer inquiries within a maximum of 10 business days (extendable by up to 5 more) and claims within a maximum of 15 business days (extendable by up to 8 more), in accordance with Colombian Law 1581 of 2012, unless the law of your country sets a shorter period.

11How to request deletion of your data

12Minors

Our services are intended for adults. When a minor travels as a companion, their data (only what is required for guest registration and legal reports) is provided by their parent or legal guardian, who authorizes its processing. We process this data respecting the best interests of the minor and their fundamental rights.

13Cookies

Our websites use cookies and similar technologies that are necessary for their operation and security and, where applicable, to remember your preferences (such as language) and to measure usage in aggregate. You can block or delete cookies in your browser settings; some features may stop working properly.

14Legal framework and changes

This policy is governed by the laws of the State of Delaware, United States, without prejudice to data protection rules that are mandatory based on the place of the stay or the data subject’s residence. When processing is subject to Colombian law (for example, stays at properties located in Colombia), we apply Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013, compiled in Decree 1074 of 2015.

We may update this policy. We will publish each version on this page with its effective date and, if the changes are substantial, we will notify you by reasonable means before they apply.

15Contact

Company

HIT LLC — Hospitality Integration Technology

Domicile

Delaware, United States

Data protection

HIT privacy team: hola@hitguest.com (inquiries, claims and deletion requests)

Websites

hitguest.com · hit.tools

Write to us with any question about this policy or your personal data.

01Quem somos

A HIT LLC — Hospitality Integration Technology — (“HIT” ou “nós”) é uma empresa constituída de acordo com as leis do Estado de Delaware, Estados Unidos. Desenvolvemos o HIT Guest, uma plataforma que permite a administradores de imóveis (property managers), hotéis e anfitriões (“meios de hospedagem”) registrar seus hóspedes, verificar sua identidade, gerenciar contratos e garantias, fornecer acessos e enviar os relatórios exigidos.

Esta política se aplica:

• aos sites hitguest.com e hit.tools;
• ao fluxo de registro e check-in de hóspedes do HIT Guest;
• à plataforma para meios de hospedagem; e
• às comunicações que enviamos por e-mail e WhatsApp.

Ela complementa os Termos e Condições de Registro e Tratamento de Dados do Hóspede e os Termos e Condições para Property Managers e Hotéis.

02Nosso papel em relação aos seus dados

Conforme o caso, a HIT atua como operadora ou como controladora dos dados:

• Como operadora (fornecedora de tecnologia): quando tratamos dados em nome do meio de hospedagem da sua reserva para gerenciar seu registro, check-in, contrato, garantias, acessos e relatórios regulatórios. O meio de hospedagem é o controlador desses dados perante você, e você também pode exercer seus direitos diretamente com ele.
• Como controladora: em relação ao seu perfil de verificação (veja a seção 4), às comunicações que enviamos a você, aos dados de clientes e potenciais clientes (meios de hospedagem) e aos visitantes dos nossos sites.

03Dados que coletamos

Se você é hóspede

• Identificação: nome completo, tipo e número do documento de identidade ou passaporte, data de nascimento, nacionalidade e foto do documento.
• Dados biométricos: uma foto do seu rosto (selfie) para confirmar que você é o titular do documento. São dados sensíveis; leia o quadro abaixo.
• Contato: e-mail e número de telefone, incluindo seu número de WhatsApp.
• Reserva e estadia: meio de hospedagem, datas, código da reserva, número de hóspedes e dados dos seus acompanhantes.
• Dados para relatórios legais: as informações que as autoridades exigem do meio de hospedagem, como o país de procedência e o de destino.
• Contratos e garantias: assinatura eletrônica, aceite de termos e garantias por danos ou consumos. Os dados do seu cartão são tratados diretamente por provedores de pagamento certificados PCI DSS; a HIT não armazena o número completo do seu cartão.
• Acessos: códigos de acesso gerados para sua estadia quando o meio de hospedagem usa fechaduras inteligentes.
• Verificação e histórico: o resultado da sua verificação de identidade e seu histórico de estadias em meios de hospedagem que usam a HIT.
• Comunicações: as mensagens que você troca conosco ou com o meio de hospedagem por meio da HIT, e seu status de entrega.
• Dados técnicos: endereço IP, tipo de dispositivo e navegador, datas e horários de acesso, e cookies.

Se você é property manager, hotel ou visitante

Nome, empresa, cargo, e-mail, telefone, dados de faturamento, credenciais de acesso e dados de uso da plataforma e dos nossos sites.

De onde obtemos os dados

Diretamente de você, do meio de hospedagem da sua reserva e dos canais de reserva ou sistemas de gestão de propriedades (PMS) que o meio de hospedagem conecta à HIT; por exemplo, seu nome, seus dados de contato e as datas da sua reserva.

04Como usamos seus dados

• Registro e check-in: concluir o seu registro digital e o dos seus acompanhantes antes da chegada.
• Verificação de identidade: confirmar que seus documentos são válidos e pertencem a você. Essas verificações usam ferramentas automatizadas; se você não concordar com um resultado, pode nos pedir que o revisemos.
• Relatórios legais do meio de hospedagem: quando o meio de hospedagem ativa essa função, enviamos, em nome dele, os relatórios que a lei exige, como a TRA ao Ministério do Comércio, Indústria e Turismo da Colômbia e o SIRE à Migración Colombia, ou registros equivalentes em outros países, como a FNRH no Brasil.
• Contratos, garantias e pagamentos: gerenciar a assinatura do seu contrato, as garantias associadas à sua estadia e as cobranças relacionadas, por meio de provedores de pagamento certificados.
• Acesso ao imóvel: gerar e enviar a você códigos de acesso, quando aplicável.
• Comunicações sobre sua reserva: enviar o link de registro, códigos de verificação (OTP), confirmações e instruções por e-mail ou WhatsApp.
• Perfil de verificação: com sua autorização, manter um perfil que resume o status da verificação da sua identidade e seu histórico de estadias em meios de hospedagem que usam a HIT, para que você não precise repetir a verificação a cada reserva. Desse perfil, os meios de hospedagem recebem apenas um resumo funcional (por exemplo, se sua identidade já está verificada), não seus documentos nem suas imagens.
• Segurança e prevenção de fraudes: detectar fraudes de identidade e usos indevidos, e informar o meio de hospedagem quando a verificação não for concluída ou apresentar inconsistências.
• Serviço aos meios de hospedagem: prestar e faturar o serviço, dar suporte, melhorar a plataforma e, se você autorizar, enviar comunicações comerciais.

Tratamos seus dados com base na sua autorização, na execução do serviço ou do contrato da sua estadia, no cumprimento de obrigações legais e no nosso legítimo interesse de manter a plataforma segura. Não vendemos seus dados pessoais.

05Comunicações pelo WhatsApp

Usamos a WhatsApp Business Platform, da Meta, para enviar mensagens relacionadas à sua reserva: o link para concluir seu registro de hóspede, códigos de verificação (OTP), confirmações e instruções de chegada.

• Quando escrevemos para você: quando você tem uma reserva em um meio de hospedagem que usa a HIT e aceitou receber mensagens pelo WhatsApp (com o meio de hospedagem, o canal de reserva ou diretamente conosco), ou quando você nos escreve primeiro.
• Quais dados tratamos: seu número, seu nome de perfil do WhatsApp, o conteúdo das mensagens e seu status de entrega e leitura, para atender você e manter um registro da comunicação.
• A Meta como fornecedora: as mensagens são transmitidas pela infraestrutura da Meta, que as trata como fornecedora da HIT, de acordo com seus próprios termos e a Política de Privacidade do WhatsApp.
• Sem publicidade: não enviamos publicidade pelo WhatsApp sem o seu consentimento.
• Como deixar de receber mensagens: escreva para hola@hitguest.com ou bloqueie nosso número no WhatsApp. Lembre-se de que você poderá deixar de receber informações importantes sobre sua reserva.

06Com quem compartilhamos dados

Compartilhamos dados apenas na medida necessária:

• O meio de hospedagem da sua reserva: recebe seus dados de registro e o resumo funcional da sua verificação para gerenciar sua estadia.
• Autoridades: quando a lei exige (por exemplo, os relatórios migratórios e de turismo) ou por ordem de autoridade competente.
• Fornecedores que trabalham para nós (operadores): serviços de nuvem e armazenamento, verificação de identidade e biometria, assinatura eletrônica, mensagens (incluindo o WhatsApp Business da Meta) e e-mail, processamento de pagamentos, fechaduras inteligentes, suporte e análise. Eles tratam seus dados sob contrato e com medidas de segurança.
• Sistemas conectados pelo meio de hospedagem: se o meio de hospedagem conectar à HIT seu sistema de gestão (PMS) ou seus canais de reserva, trocamos com eles os dados da sua reserva. Esses terceiros aplicam suas próprias políticas de privacidade.
• Operações societárias: em caso de fusão, aquisição ou venda de ativos, com as mesmas garantias desta política.

07Transferências internacionais

A HIT tem sede nos Estados Unidos e alguns de nossos fornecedores operam em outros países. Por isso, seus dados podem ser armazenados e tratados em servidores localizados nos Estados Unidos ou em outros países. Realizamos essas transferências para países com nível adequado de proteção de dados ou com salvaguardas contratuais e de segurança adequadas, conforme a lei aplicável.

08Retenção

Mantemos seus dados apenas pelo tempo necessário para as finalidades descritas:

• Dados da sua reserva: enquanto durar a relação com o meio de hospedagem e pelo prazo adicional exigido por obrigações legais, contábeis ou de relatórios aplicáveis.
• Perfil de verificação: enquanto você mantiver atividade em meios de hospedagem que usam a HIT ou até que solicite sua exclusão.
• Dados biométricos: somente enquanto forem necessários para verificar sua identidade e manter seu perfil de verificação; nós os excluímos quando deixam de ser necessários ou quando você solicita.
• Dados necessários para atender reclamações: durante os prazos legais de prescrição.

Encerrados esses prazos, nós os excluímos ou anonimizamos de forma segura.

09Segurança

Aplicamos medidas técnicas, administrativas e organizacionais razoáveis para proteger seus dados, como criptografia em trânsito, controles de acesso por função, registros de atividade e tokenização de pagamentos. Nossa equipe e nossos fornecedores têm deveres de confidencialidade.

Nenhum sistema é infalível: se ocorrer um incidente que afete seus dados, notificaremos as autoridades, o meio de hospedagem ou você quando a lei exigir.

10Seus direitos e como exercê-los

Como titular dos dados, você pode:

• acessar, atualizar e corrigir seus dados;
• solicitar prova da autorização que concedeu;
• ser informado sobre o uso que fazemos dos seus dados;
• saber quais meios de hospedagem consultaram seu perfil de verificação;
• revogar sua autorização e solicitar a exclusão dos seus dados, exceto quando houver um dever legal ou contratual de que permaneçam em nossa base de dados;
• acessar seus dados gratuitamente; e
• apresentar reclamações à Superintendência de Indústria e Comércio (SIC) da Colômbia, depois de concluído o trâmite de consulta ou reclamação conosco, ou à autoridade de proteção de dados do seu país.

Se você estiver em outra jurisdição, como a União Europeia (GDPR) ou o Brasil (LGPD), pode ter direitos adicionais, como a portabilidade ou a oposição ao tratamento, que respeitaremos conforme a lei aplicável.

Como exercê-los

Escreva para hola@hitguest.com (de preferência a partir do e-mail associado à sua reserva), informando seu nome, sua solicitação, o e-mail ou telefone que você usou e, se tiver, o código da reserva. Podemos pedir informações adicionais para verificar sua identidade.

Respondemos às consultas em até 10 dias úteis (prorrogáveis por até mais 5) e às reclamações em até 15 dias úteis (prorrogáveis por até mais 8), conforme a Lei 1.581 de 2012 da Colômbia, salvo se a lei do seu país estabelecer um prazo menor.

11Como solicitar a exclusão dos seus dados

12Menores de idade

Nossos serviços são destinados a maiores de idade. Quando um menor viaja como acompanhante, seus dados (somente os exigidos para o registro de hóspedes e os relatórios legais) são fornecidos por seu pai, mãe ou responsável legal, que autoriza o tratamento. Tratamos esses dados respeitando o melhor interesse da criança ou do adolescente e seus direitos fundamentais.

13Cookies

Nossos sites usam cookies e tecnologias semelhantes necessárias para seu funcionamento e segurança e, quando aplicável, para lembrar suas preferências (como o idioma) e medir o uso de forma agregada. Você pode bloquear ou excluir cookies nas configurações do seu navegador; algumas funções podem deixar de funcionar corretamente.

14Marco legal e alterações

Esta política é regida pelas leis do Estado de Delaware, Estados Unidos, sem prejuízo das normas de proteção de dados que sejam obrigatórias conforme o local da estadia ou da residência do titular. Quando o tratamento estiver sujeito à lei colombiana (por exemplo, em estadias em meios de hospedagem localizados na Colômbia), aplicamos a Lei 1.581 de 2012 e o Decreto 1.377 de 2013, compilado no Decreto 1.074 de 2015.

Podemos atualizar esta política. Publicaremos cada versão nesta página com sua data de vigência e, se as alterações forem substanciais, avisaremos você por meios razoáveis antes que entrem em vigor.

15Contato

Empresa

HIT LLC — Hospitality Integration Technology

Sede

Delaware, Estados Unidos

Encarregado (DPO)

Equipe de privacidade da HIT: hola@hitguest.com (consultas, reclamações e pedidos de exclusão)

Sites

hitguest.com · hit.tools

Escreva para nós com qualquer dúvida sobre esta política ou sobre seus dados pessoais.